직무분석의 개념 이해하기
전략적 인적자원관리는 조직의 비전을 달성하기 위한 전략적인 인적자원 시스템을 구축하고 활용하는 방법이다. 그리고 직무에 대한 기본적인 이해를 바탕으로 한 직무설계는 전략적 인적자원관리를 위한 가장 필수적인 조건이다. 직무분석과 직무설계는 인사의 모집과 채용, 직원들의 평가와 보상의 근간이 된다. 직무분석절차는 인적자원의 계획, 모집과 선발, 인재육성, 평가관리, 보상관리로 이루어진다. 그리고 과업과 직무로 나눌 수 있는데 과업은 업무의 가장 작은 단위이고 직무는 과업보다는 좀 더 포괄적이고 상위 개념이다. 과업들을 묶어서 직무가 된다. 회사는 조직 운영을 좀 더 원활히 하기 위해서는 회사의 각 담당자들에 대한 직무에 대해서 정확하게 파악하고 있어야 하며 좀 더 깊이 있는 이해가 필요하다. 회사에서 꼭 필요한 새로운 직무들이 환경의 변화에 따라 계속 생겨나고 있어 회사는 직무분석과 직무 이해, 직무설계를 통해서 변화하는 시대에 맞춰서 파악하는 절차와 프로세스도 요즘은 매우 중요해졌다. 특정 직무에 대해서 정보를 수집하고 분석하고 이해하는 과정이 필요하고 이를 진행할 수 있어야 한다. 죽무는 지식과 기술, 역량, 그리고 담당자의 특성이나 자격으로 구성된다. 회사 직원들의 제반 역량과 특성을 파악하고 지식과 기술을 파악해서 업무수행의 효과를 향상할 수 있는 방법의 모색이 가능하다. 직무분석과 함께 직무별 가치를 파악하는 것도 중요하고 직무 구분자를 설계하고 임금을 결정하고 평가와 고과를 선정하는 것도 필요하다. 직원들을 어떻게 훈련하고 육성할지에 대한 계획 수립도 필요하다. 이는 직무기술서와 직무 명세서를 통해서 가능하다.
직무분석의 목적과 활용
직무분석은 전략적 인적자원관리를 효과적으로 수행하기 위해서 필요한 기초자료로도 활용 가능하다. 직무별 기본정보와 내용에 대해서 공식적인 자료로 가지고 있다면 직무담당자와 새로운 관리자가 직무를 빠르게 이해하고 서로 합의하는데 도움을 줄 수 있다. 그리고 관리자와 직원 간의 관계를 설정하고 업무를 원활하게 진행할 수 있게 만들어 준다. 또한 직무별 인력 수요에 대해서도 좀 더 구체적으로 파악이 가능해진다. 회사는 계속해서 인력을 채용해야 하는데 어떤 직무의 인력이 필요한지를 파악해야 하며 이때 기본적인 자료로 활용 가능하다. 채용과정에서는 자격조건에 대해서도 명시하기 좋아진다. 취업을 희망하는 구직자 입장에서는 회사에서 제공하는 직무에 대한 구체적인 정보와 채용조건에 대해서 매우 중요하게 인식하고 지표와 기준으로 사용하게 되는데 구체적인 정보를 제공하여 채용 진행을 원활하게 할 수 있다. 조직 안에서도 상하관계와 보호체계, 책임소재에 대해서도 부서별, 개인별 역할과 책임이 좀 더 명확해진다. 직무에 필요한 교육훈련에 대한 설계 과정에서도 자료로 활용될 수 있다. 그리고 직무설계와 작업관리의 개선에도 도움이 된다. 가치평가분석이 가능해지기 때문에 회사의 보상시스템을 구성할 때도 좋은 자료로 활용할 수 있다. 그리고 직원들의 경력 관리와 개발, 방향에 대한 제시가 가능해진다. 직무분석은 전략적이고 체계적인 인적자원관리와 조직관리를 위해서 가장 기본적으로 해야 하는 활동이다. 그래서 필수조건이라고 언급하였다.
직무분석 프로세스 설명
직무분석절차는 직무분석에 대한 목적을 설정하고 분석대상의 직무를 설정, 조직 구성원들 간의 커뮤니케이션, 직무분석자료 수집, 직무분석자료 정리, 직무분석자료의 지속적인 보완 과정으로 진행된다. 직무분석의 필요성의 경우는 직무분석을 통해서 달성하고자 하는 목표와 목적을 명확하게 하고 구체적이어야 정확한 분석이 가능해진다. 그리고 분석대상이 되는 직무를 선정할 필요가 있으며 선정할 때는 시간적인 부분과 비용적인 측면도 반드시 고려해서 특정 직무를 선정한다. 회사 안에서 중요한 직무와 핵심 포지션이 있을 수 있는데 이를 우선순위에 둘 필요도 있다. 조직 구성원들 간에는 실제 해당 직무를 실행하고 있고 수행하고 있는 구성원들의 적극적인 개입과 참여 유도가 필요하다. 자료는 여러 가지 방법을 동원해서 수집해야 하며 추가적인 자료들을 수집하여 객관적인 기준을 선정해야 한다. 자료수집을 하면 직무기술서나 직무 명세서의 형태로 산출물을 만들어서 결과물로 제시해야 한다. 인적자원관리와 조직관리의 기초적인 자료로 활용하기 위한 목적이다. 그리고 이것으로 끝나는 것이 아니라 직무분석자료를 지속적으로 보완하고 발전시켜야 한다. 전략적으로 필요에 따라서는 직무를 새롭게 다시 설계하는 경우도 있기 때문이다. 그래서 직무분석 프로세스는 단발성으로 끝나는 것이 아니라 지속적인 프로세스로 가져가야 한다. 직무분석을 위한 정보 수집의 경우는 정보를 수집하는 담당자가 직접 수행을 해서 직무에 대해서 정확한 분석과 파악을 하는 것이다. 세부적인 정보를 얻을 수 있으나 많은 시간과 비용이 소요되고 전문분야일 경우는 단기간의 훈련으로 업무가 어려울 수 있다. 관찰하는 방법이 있는데 이 방법은 객관적으로 직무 파악이 가능하지만 이 방법도 시간과 비용이 많이 필요하다. 그리고 관찰을 하고 있다는 것을 직무 수행자가 인지를 할 경우 이로 인해서 더 신경 쓰게 되고 자연스러운 행동이 나오지 않아서 직무 파악에 어려움이 있을 수 있다. 면접하는 방법이 가장 일반적인 방법인데 특정 직무에 대해서 다양한 관점에서 질문을 통해서 정보를 수집할 수 있다. 비교 분석을 통해서 도출도 가능하다. 하지만 면접을 통해서 답변과 설명해주는 직무 수행자가 모르는 부분이나 답변 과정에서 누락되는 경우가 발생할 수 있어 정확성 부분이라든지 세부적인 내용을 파악하기 어려울 수 있다. 설문지를 활용한 정보수집 방법도 고려할 수 있는데 시간과 비용이 효율적으로 사용 가능하며 수량화와 통계화가 가능하다. 하지만 직무가 실제 수행되는 현실을 반영하기 어렵고 질문지 문항에만 국한되어 정보 파악이 가능하기 때문에 어려움이 있다. 직무담당자가 답변하는 과정에서 본인의 직무의 중요성을 강조하기 위해 의도적인 왜곡도 발생할 수 있다. 그리고 설문지 제작에 있어서도 해당 분야의 전문 지식이 있어야 제작이 가능하다는 점도 포인트다. 그래서 설문을 통해서 기본적인 정보를 파악하고 직무담당자를 대상으로 면접을 진행하여 심층 정보를 확보한다. 그리고 관찰을 통해서 정보의 객관성을 확보하고 검증하는 순서로 진행하면 좋다. 하나의 방법만 사용하기보다 방법들을 조합해서 사용해야 효과가 더 좋다는 것이다.
직무분석과 설계의 결과물
직무분석과 설계의 결과물로는 직무기술서와 직무 명세서가 있다. 직무기술서는 직무의 목적과 업무 내용, 해당 직무에 대한 책임과 조직 간의 관계, 표준화된 내용에 대해서 기재한 공식 문서이다. 직무명, 작성일자, 직무 담당자, 소속과 부문, 소속 부서, 차상위 직위, 승인권자, 소재지 등을 상단에 기재하고 직무 개요, 직무 크기, 직무내용, 직무 책임, 조직 구성에 대해서 구성을 한다. 직무 명세서는 직무를 수행하는데 필요한 지식과 기술, 능력과 담당자의 특성과 자격에 대해서 필요역량과 자격요건을 명시한 공식문서이다. 직무명, 작성일자, 직무담당자, 소재지, 소속 부문, 소속 부서, 직무담당자 차상위 직위와 담당자를 상단에 기재하고 직무수행 요건을 서술한다. 연령과 학력, 전공과 경력, 자격과 면허와 같은 정보를 기재한다. 요즘은 직무 디자인과 직무 전문화가 중요한 화두인데 직무 디자인은 기술발전과 환경의 변화에 따라 직무가 새롭게 설계될 필요가 있어지면서 진행을 한다. 현재 직무가 시간이 지나면서 완전히 다른 형태로 바뀔 수 있기 때문이다. 그럴 때에는 새로운 전략적인 방향과 비전을 달성하기 위해서 다른 직무 형태로 재설계할 수 있다. 그리고 직무전문화는 직무를 좀 더 작은 단위로 쪼개서 최대한 작은 단위로 만드는 방법이다. 대기업 형태로 발전될 경우 더 필요한 진행이며 직무를 담당하는 직원은 해당 업무를 지속적으로 수행하면서 해당 영역에 대한 전문화를 달성하는 방식이다. 이러한 직무전문화는 직원의 전문성을 확보할 수 있고 양성할 수 있으며 효율적으로 다양한 기술을 사용하고 교육훈련 비용도 적어진다. 업무의 정확한 매칭도 가능해진다. 하지만 임금이나 업무의 질, 동기부여가 떨어질 수 있는 단점도 존재한다. 그리고 직무의 경우 직원들이 일에 대한 가치를 느낄 수 있어야 하며 일에 대한 책임감도 가지고 있어야 하며 책임의 결과도 알고 있어야 한다. 이 세 가지 심리적인 상황과 경험으로 직원들의 동기부여를 이끌어 내어 회사 성과 창출에 기여할 수 있도록 해야 할 것이다.